Dijitalleşme ile birlikte artık pek çok şirkette shared desk (paylaşılan masa) ve clean desk (temiz masa) uygulamalarını görüyoruz. Verimliliği üst düzeye çıkaran, yaratıcılığı ve inovasyonu teşvik eden bu yeni tasarım Türkiye'deki şirketler arasında da yayılıyor.
FATOŞ BOZKUŞ
fbozkus@ekonomist.com.tr
Teknolojinin gelişmesi ve dijitalleşmeyle birlikte şirketler, ofis alanlarını sabit masa düzeninden sıyırıyor. Farklı kuşaklardan çalışanlara ortak çalışma imkanı sunacak "shared desk" (paylaşılan masa) ve "clean desk" (temiz masa) gibi uygulamalar gündeme geliyor.
Böylece farklı kuşakların takım çalışmasını ve işbirliğini destekleyen alanlar yaratılıyor. Veri ihlali riskini ortadan kaldırmanın yanında bilgileri sayısallaştırarak dağıtmayı ve kağıt maliyetinden tasarrufu sağlayan temiz masa uygulamaları, zaman tasarrufu ve verimliliği de artırıyor.
Verimliliği üst düzeye çıkaran, yaratıcılığı ve inovasyonu teşvik eden bu yeni tasarım anlayışını Türkiye'de de görmeye başladık. Özellikle yeni ofislerine taşınan pek çok şirket paylaşılan masalı ofisler kurgulamış durumda. Bu ofisler aynı zamanda temiz masa politikasına da uygun çalışıyor. Eski ofislerde ise temiz masa uygulamalarının yaygınlaştığını görüyoruz.
YENİ NESİL OFİS MODELİ
15 yıldır açık ofis ortamında çalışan P&G Türkiye, 2017'de taşındığı yeni ofisiyle birlikte bu açık ofis anlayışını bir adım daha ileri taşıdı. Şirketin özgür ofis ortamına geçmesinin önemli nedenleri arasında Y kuşağının talepleri önemli bir yer tutuyor.
Çünkü Y kuşağı, kimsenin kendisini ve yaratıcılığını bir masa ile sınırlandırmadığı, tüm ofisin çalışma alanı haline geldiği daha özgür bir ortam talep ediyor. P&G Türkiye, çalışma ortamı konusundaki bu beklentileri karşılayabilme ve teknolojinin sunduğu imkanlardan yararlanarak genel anlamda verimliliğe odaklanma anlamında
yeni ofis sistemini hayata geçirdi.
P&G Türkiye ve Kafkasya İK Direktörü Bilgehan Ergenekon Bilen'in verdiği bilgiye göre, şirkette yönetim kurulu başkanı da dahil olmak üzere kimsenin kendisine özel bir masası yok. Sadece ofis içinde organizasyonu kolaylaştırmak için her bölümün kendisine ait bir alanı var.
Bu alan içinde herkes istediği masaya oturabiliyor. Kişisel eşyalar için oluşturulmuş özel bir kilitli dolap alanı bulunuyor. Çalışanlar özel eşyalarını kendilerine ait dolaplarda muhafaza ediyor.
BAĞLILIK PROJESİ OLARAK GÖRÜLÜYOR
Lilly İlaç da 'Geleceğin Çalışma Ortamı' projesiyle çalışma modelinde öncü adımlar atmayı amaçlayan şirketlerden biri. 2016'dan bu yana şirket yöneticileri de dahil tüm Lilly Türkiye çalışanları, bireysel masalar yerine her gün istedikleri masada çalışabildikleri yeni bir çalışma düzenine geçti.
Lilly İlaç İnsan Kaynakları, Eğitim ve Geliştirme Direktörü Hande Akartuna, "Bu uygulama ile sürdürülebilir gelişme hedefleri arasında yer alan 'kaynakların verimli kullanımı', 'tasarruf' ve 'dahil edici ve mutlu çalışma ortamı' gibi faydalara da en üst düzeyde ulaşmayı hedefledik" diye konuşuyor.
Bunu bir çalışma modeli değiştirmekten öte bir bağlılık projesi olarak ele aldıklarının altını çizen Akartuna, konuşmasını şöyle sürdürüyor: "Ofisimizde hiç kimsenin kendine ait masası yok ve herkes her gün farklı bir masada çalışabiliyor.
Çalışanlarımız gün sonunda masalarını toparlayarak kişisel eşyalarını kendilerine ait özel dolaplara koyuyor. Bu sayede masalarda herhangi bir kişisel eşya, not, doküman yer almıyor ve çalışanlar elektronik kaynaklara yönelerek teknolojiyi daha çok kullanıyorlar."
Y KUŞAĞI HIZLI UYUM SAĞLADI
Ekim 2017'den beri yeni ofisinde çalışmalarını sürdüren GE Türkiye'de de ofisin tamamı paylaşılan ve temiz masa sistemine göre tasarlanmış durumda. Şirket, bu sistemle ofis içindeki tüm çalışma masaları ile birlikte ofisin tamamını ortak kullanım alanı olarak planladı.
Çalışanlar kişisel eşyalarını kendilerine ait 'locker' denilen dolaplarda muhafaza ediyor. Mesai bittikten sonra tüm kişisel eşyalar bu dolaba koyuluyor ve kişiye ait kilit sistemi ile muhafaza ediliyor.
Şirket yetkilileri, yeni sistem her kademede çalışanın daha verimli çalışmasını sağladığı için üst yönetim de dahil bütün GE Türkiye çalışanlarının bu değişime çok kısa sürede adapte olduğunu söylüyor. Y kuşağının bu değişime daha hızlı uyum sağladığı da ifade ediliyor.
GE'de bu yeni ofis sisteminde çalışanları en çok zorlayan konunun ise özellikle evrak yoğun çalışanlar için evrak ve klasör depolaması olduğu belirtiliyor. Ayrıca yüksek sesle konuşmak gibi konularda dikkatli davranma gereği de oluşmuş bulunuyor.
Şirket yönetimi, iletişimle nelere dikkat edilmesi gerektiği, yeni dönemden beklentileri herkesle paylaştı. Özellikle şahsi telefon konuşmaları için tek kişilik konuşma alanları oluşturuldu.
BİLGİ GÜVENLİĞİ ETKİSİ
HSBC Türkiye'de de paylaşılan ve temiz masa uygulamasına geçildi. Banka, çalışanlarına iyi bir çalışma ortamı sağlamak için 30 milyon TL'lik yatırımla genel müdürlükte dönüşüm yaptı.
HSBC Türkiye İnsan Kaynakları Genel Müdür Yardımcısı Funda Temoçin Aydoğan, neden böyle bir uygulamaya geçildiğini şöyle anlatıyor: "Bu şekilde ofis alanlarımızın daha etkin kullanımını ve daha esnek çalışmayı sağlarken, çalışanlarımıza düşünmek, yaratıcı olmak, konuşmak, fikir alışverişinde bulunmak, işbirliği yapmak için farklı alanlar sunuyoruz.
Çalışanlarımız toplantıya giderken veya ofisten ayrılırken çalışma alanlarını temiz ve kullanıma hazır halde bırakıyor. Temiz Masa uygulamasını bilgi güvenliği açısından da çok önemsiyoruz."
DANIŞMANLIK SEKTÖRÜNDE YAYGIN
Paylaşılan ve temiz masa uygulamalarını hayata geçiren sektörlerden biri de danışmanlık sektörü. EY, KPMG ve Deloitte gibi pek çok şirkette ofisler bu şekilde yeniden kurgulanmış durumda.
Örneğin Deloitte Türkiye Genel Müdürlüğü'nde paylaşılan ve temiz masa uygulamasına geçilerek kişiye özel masa anlayışı terk edildi. Böylece ofiste herkesin istediği yerde çalışabilme olanağı sağlandı.
Tüm katlarda 4'lü ve 6'lı çalışma istasyonları var. Yüksek konsantrasyonlu çalışma, rahat çalışma, sessiz mekanlar, grup çalışması, ufak toplantı köşeleri, formal-informal toplantı odaları gibi düzenlemelerle personele çalışma biçimini seçme özgürlüğü sağlandı.
Konforlu ortak çalışma mekanları paylaşıma açık ve herkes tarafından ulaşılabilir şekilde tasarlanarak ekip çalışmaları teşvik edildi. Özel telefon görüşmeleri için telefon kulübeleri, kişisel eşyalar ve postalar için her çalışanın kullanabileceği şifreli dolaplar ofis ortamına eklendi.