e-SMM açılımı elektronik serbest meslek makbuzu olarak ifade ediliyor. Serbest meslek erbaplarının vermiş olduğu hizmete karşılık düzenlediği makbuz, sistemin temelini oluşturuyor. Bu kapsamda avukat, doktor, diş hekimi, veteriner hekim, mimar, mühendis, müşavir gibi meslek gruplarının tamamı e-SMM mükellefi olarak yeni dünyaya adım atacaklar.
Özel entegratör aracılığıyla e-SMM uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler, özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilecek. Dünyanın dijitalleştiği şu günlerde; bir çoğu tarafından yakından takip edilen serbest meslek makbuzu hakkındaki gelişmeler merak uyandırıyor. Serbest meslek makbuzunun elektronik ortama geçmesi, aslında dünya gündemine uyumlu bir sistem haline geleceğini de gösteriyor.
e-Belge sisteminin düzenleyici kurumu olan Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) bu geçiş için 1 Haziran'ı belirleyerek aslında bir sektörü tamamen dijital ortama taşımış oldu. e-Dönüşüm uzmanlarının bunun henüz bir başlangıç olduğunu işaret etmesi, dijitalleş-menin yeni ticari dünya kapılarını araladığını düşündürüyor.
Dijitalleşmenin ivme kazanarak hayatın her alanında kendine bir yer bulması ve getirisi olarak kolaylık, hız ve güvenlik sağlaması oldukça heyecan verici. Büyük resme baktığınızda zaten bunun çağın bir getirisi olduğu yorumlamak elbette zor değil. Ancak, iş modellerine uyarlanması adımında Türkiye oldukça sistematik ve regülatif gelişmeler kaydederek işi inovasyon boyutunun da ötesine taşıyor.
Bunun sonucunda ticaretin aktığı noktalarda ve iş dünyasında modernleşme adımında GİB'in oynadığı büyük roller mevcut. Bu da sistemin güvenli ve planlı olarak kurgulanmasını sağlıyor.
Bu güvenli ve planlı akışın yeni üyesi olan e-SMM; e-Fatura, e-Defter ve e-İrsaliye gibi e-Dönüşüm ürünlerinin aksine B2B değil. İlk defa sisteme gerçek kişiler dahil oluyor. Bu da bizlere e-Dönüşüm ağının giderek genişleyerek, ticaret ve hizmetin olduğu her alana sıçrayacağının bir göstergesi.
MAKBUZLAR ELEKTRONİK ORTAMA GEÇİYOR
e-SMM açılımı elektronik serbest meslek makbuzu olarak ifade ediliyor. Serbest meslek erbaplarının vermiş olduğu hizmete karşılık düzenlediği makbuz, sistemin temelini oluşturuyor. e-SMM, kısaltma haliyle e-Dönüşüm sektörünün ürün ve hizmetler kategorilerinden
biri haline geldi. Sistemin birer parçası olan entegratör firmalar, e-SMM hazırlıklarını tamamlayarak serbest meslek erbaplarının dijitalleşme sürecine destek vermeye hazır konumda.
Serbest meslek erbapları için e-SMM sisteminin akışını basitçe özetleyecek olursak; hizmetleri karşılığında aldıkları ücrete istinaden, hizmet alan kişiye düzenleyecekleri makbuzun elektronik ortamda hazırlanıp, kaydedilip, GİB sistemi ile paylaşılacak şekilde oluşturulması ve hizmet alana teslim edilmesi olarak tanımlanıyor.
e-SMM ile kağıt makbuz devri kapanarak, tüm hizmet kayıtlarının elektronik ortamda hazırlanıp muhafaza edilmesi ve sistemin düzenleyici kurumu olan GİB ile paylaşılması söz konusu. Bu akış e-SMM hizmeti alınacak entegratör firmanın sistemleri üzerinden otomatik olarak sağlanacak.
Burada sistemi kullanacak olan kullanıcının makbuzu düzenlemek dışında yapması gereken hiçbir işlem yok. Düzenlenen e-SMM'lerin GİB'e bildirilmesi, muhafaza edilmesi ve raporlaştırılması tamamen hizmet alınan entegratör tarafından verilecek.
Elbette hizmeti alacakların gerçek kişiler olması nedeniyle, diğer e-Dönüşüm hizmetlerinin bir çoğunda olduğu gibi; talebe göre ilgili e-Belge çıktı/kağıt formatında ya da e-posta aracılığı ile teslim edilebilecek.
KİMLER e-SMM MÜKELLEFİ OLACAK?
GİB 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği yayınladı. Bu tebliğe göre 1 Şubat 2020 tarih itibariyle faaliyetine devam etmekte olanlar 1 Haziran 2020'de, 1 Şubat 2020 tarihinden (bu tarih dâhil) itibaren faaliyetine başlayacak olanların ise işe başladıkları ayı izleyen 3'üncü ayın sonuna kadar e-Serbest Meslek Makbuzu uygulamasına dâhil olmaları zorunlu. Bu tarihlerden itibaren e-Serbest Meslek Makbuzu düzenlemeleri de zorunlu olacak.
Bu kapsamda avukat, doktor, diş hekimi, veteriner hekim, mimar, mühendis, müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir, yeminli mali müşavir, danışman, ressam, yazar, bestekar, kimyager, noter, öğretmen, artist, menajer, senarist, yönetmen, ebe, sünnetçi, arzuhalci, rehber ve sağlık memuru gibi meslek gruplarının tamamı e-SMM mükellefi olarak yeni dünyaya adım atacaklar.
KİMDEN DESTEK ALINABİLİR?
e-SMM uygulamasına dair tüm soruların yanıtına GİB web sitesi (ebelge.gib.gov.tr) üzerinden erişmek mümkün. GİB, sistemin düzenleyici kurumu olarak yol gösterici konumda.
GİB'in web sitesinde ilgili tebliğ olan; 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği tüm kapsam ve detayları içeriyor. Diğer yandan başvuru, mükellef olma koşulları gibi önemli konuları yine detaylandırarak kullanıcıların bilgisine sunuyor.
Birçok serbest meslek erbabı, mevcut kağıt makbuz sistemiyle ilerlerken, aslında, muhasebe süreçleri için hali hazırda uzmanından zaten destek alıyor.
Kimisi kendi bürosunda muhasebecisi ile işlerini yürütürken; kimisi de dışardan muhasebe bürolarından, mali müşavirlerden defter vb. diğer süreçler hakkında destek alıyor. Dolayısıyla geçiş
aşamasında onları nelerin beklediğini adım adım anlatacak ve iş modellerine göre yönlendirecek kaynakları ellerinin altında.
Elbette serbest meslek erbaplarının bilgi kaynakları bunlarla sınırlı olmayacak. Muhasebe uzmanlarının da hali hazırda e-Dönüşüm hizmetleri adına destek aldıkları entegratör firmalar tamda burada devreye giriyor. Öyle ki; birçok entegratör firma, e-SMM hakkında basit, pratik çözümler sunmaya başladı bile. Dolayısıyla serbest meslek erbapları için e-SMM hizmeti alacakları entegratör firma en büyük destekçi konumunda olacak.
BAŞVURU SÜRECİ
e-SMM uygulama geçişi için gerekli olan başvuru süreci yalnızca mükellefle özel değil. e-SMM uygulamasına gönüllü olarak geçmek isteyen serbest meslek erbapları için de süreç aynı şekilde işliyor. Özel entegratör aracılığıyla e-SMM uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler, özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler.
e-SMM Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca GİB başvurusu da yapmaları gerekli.
Buradaki ilk adım, başvuru esnasında gerekli olacak e-İmza ya da mali mühürü hazır bulundurmak. e-Dönüşüm uygulamalarına yabancı olanlar için hatırlatalım; e-İmza gerçek kişilerin kullanmış olduğu sanal imza uygulaması. Serbest meslek erbaplarının da olduğu gibi gerçek kişiler, e-Dönüşüm uygulamalarının geçiş aşamasında e-İmza kullanacaklar. e-İmza edinmek için e-İmza sağlayıcısı olan firmalara başvuru yapmak
gerekli. Yine gerçek kişiler tercihen mali mühür başvurusunda bulunarak da süreci ilerletebilir.
Aynı şekilde e-Dönüşüm uygulamalarına başvuruda bulunacak olan tüzel kişilerin, mali mühür temin etmesi gerekli. Kamu Sertifikas-yon Merkezi'nden başvurarak mali mühürlerini aldıktan sonra ilgili e-Dönüşüm uygulamaları için GİB başvurularını tamamlayabilirler.
e-İmza ya da mali mühürlerini temin ettikten sonra, entegratörleri üzerinden e-SMM başvurularını tamamlayabilirler. Başvuruya ilişkin tüm detaylar GİB web sitesinde yer alan kılavuzlarda adım adım anlatılıyor. Özellikle, başvuru esnasında e-İmza ya da mali mühürün bilgisayara takılı olması ve yine, gerekli java ayarlarının yapılması gibi teknik bilgiler basit bir anlatımla mükelleflerin bilgisine sunulmuş.
Süreci karmaşık bulan mükellefler, başvuru işlemlerine ilişkin soruları hakkında, hizmet alacakları entegratör firmadan da bilgi ve yönlendirme desteği alabilirler.
Birçok entegratör firma, sisteme yeni dahil olacak e-SMM kullanıcıları için eğitim ve bilgi videoları, detaylı kılavuzlar ve webinar programları düzenlemeye başladı. Dolayısıyla henüz başvuru sürecini tamamlamamış ve entegratör seçimini yapmamış mükelleflerin elini çabuk tutması gerekli. Uygulamaya ne kadar erken dahil olunursa o kadar kolay ve hızlı adapte olunabilir.
NEDEN HİZMET ALINMALI?
Diğer tüm e-Dönüşüm hizmetlerinde olduğu gibi GİB burada destekleyici ve öncü konumda. Mükelleflerin sisteme kolay adapte olabilmesi için teşfik edici kullanım imkanları sağlıyor. Şüphesiz bunların başında; ücretsiz GİB Portal kullanımı ve altı ay boyunca ücretsiz olarak e-Belgelerin muhafaza edilmesi geliyor.
Ancak, altı ay sonra e-Belgeler GİB tarafından muhafaza edilmiyor. Dolayısıyla, tebliğler kapsamında muhafaza koşulu getirilen bir sistemde devamlılığın önemlilik arz ettiğini düşünürsek, serbest meslek erbaplarının uzun soluklu hizmet alacağı bir entegratör tercih etmesi çok daha pratik olacak.
Mükellef olma yolunda zaman git gide tükeniyor. 1 Haziran itibarıyla koşulları karşılayan serbest meslek erbapları e-SMM kullanıcısı haline gelecek. Bu anlamda hizmet alacakları entegratör firmaya karar kılmaları için hızlı davranmaları gerekli. GİB'in yayınladığı özel entegratör firmalar listesinden tüm hizmet sağlayıcılara erişebilir ya da mali müşavirlerinin desteği ile karar kılabilirler.
e-SMM akışı, GİB tarafından belirlendiği için tüm entegratörler belirli koşul ve standartlara uymak durumunda. Ancak hizmet kolaylığı bakımından entegratörler arasında farklılıklar olabilir. Karar aşamasında, GİB'in dayattığı, 10 yıl saklama zorunluluğu gibi koşulları sağlaması bakımından, hizmetinin yeterli olup olmadığı o gözle incelenebilir.
Bir diğer kriter destek hizmetleri olacak. Bireysel müşteri olarak hızlı ve çözümcü yanıtlara ihtiyaç duyulduğunda, anında uzmanına erişebilmek gerekir. Destek hizmetleri altında yetkin çağrı merkezi destek hatları, ilgili teknik personeller ve mümkünse online destek hatları sağlanan dijital hizmetin hızına yetişebilir.
e-SMM’İN GETİRECEĞİ DOKUZ AVANTAJ
1- Serbest meslek erbaplarına burada müjdeli haberi vermek gerekir. Yeni düzen gelişi ile birlikte, maliyetleri kısacak, zamandan tasarruf ettirecek. İş süreçlerini kolaylaştıracak, fiziki materyal kontrolünü ortadan kaldırarak rapor kolaylığı kazandıracak.
2- e-SMM hiç şüphesiz birçok meslek grubunu yakından ilgilendiren önemli gelişmeleri beraberinde getirecek. Bunlardan ilki; elbette elektronik ortam, dijitalleşme.
3- Aslında birey olarak sosyal hayatımızın birçok noktasında adapte olduğumuz ve sıklıkla kullandığımız dijital platformlar, yavaş yavaş iş süreçlerine de girerek yeni modeller oluşturuyor. Gerçek kişiler için bu anlamda büyük bir farklılık söz konusu değil. Şöyle ki; hayatın içinde, rutinlerimizde, karşımıza çıkan dijitalleşme furyasına zaten uyum sağlamış durumdayız. Birçok alışkanlığımızı elektronik ortama adapte ettik.
Hele ki dünyanın etkisi altına girdiği COVİD- 19 nedeniyle yeni normal denilen bir kavramı özümsemekteyiz. Öyle ki büyük organizasyonlar, dev markalar, orta işletmeler ve KOBİ’ler dahil tüm ticari ve iş dünyası da dijitalleşmeyi yeni iş modelleri ile standart düzen haline getirdi. Dolayısıyla e-SMM, gerçek kişiler olan serbest meslek erbapları için deyim yerindeyse büyük devrim, büyük kolaylık olacak.
4- Elektronik ortamın sunduğu nimetler, iş süreçlerini oldukça kolaylaştıracak. Mobil ve web tabanlı sistemler aracılığı ile anlık e-Belge kontrolleri, rapor takibi ve arşivlenmesi sağlanabilecek. Genel adıyla online platformlar üzerinden iş takibi her an her yerden kontrol ve erişim imkanı sunuyor. Menajer, danışman, öğretmen, senarist gibi hareketli meslek grupları için müthiş bir kolaylık. Bir bakıma sektör ihtiyaçları regülatif gelişmeler ile karşılanıyor denebilir.
5- e-Dönüşüm hizmetlerin bir parçası haline gelen bulut altyapı teknolojisi e-SMM uygulamasında da yerini aldı. Web tabanlı bir hizmet yapısının olmazsa olmazı haline gelen bulut altyapı teknolojileri, özellikle arşivleme ve güvenlik konusunda ön plana çıkıyor. Bulut sistemde e-Belgelerin muhafaza edilmesi, alandan tasarruf sağlarken; tek tuşla bilgisayar vb. araçlara indirilerek inceleme ve gerekli hallerde çıktı alma imkanı sunuyor.
6- Öte yandan birçok işletmenin de belini büktüğü kağıt maliyeti, beraberinde gelen arşiv maliyeti ve riski tamamen ortadan kalkmış olacak. Bir doktor günde kaç hastaya makbuz düzenler? Ya da bir avukat ayda kaç müvekkiline makbuz düzenler? Bu makbuzları nasıl ve nerede muhafaza eder? Ne sıklıkla makbuz kağıdı alır? e-SMM tüm bu soruları bütünüyle sonlandırıyor.
7- Sonuç itibarıyla; dolaplarda, arşiv odalarında karışmaya mahkûm bir şekilde muhafaza edilen makbuz ve dosyalar tarihe karışırken; kağıt ve depo maliyetlerini de beraberinde götürecek. Tabii depolama ve saklama süreçlerinde, materyalin kağıt oluşundan mütevellit, yangın riskini ortadan kaldıracak maliyetli muhafaza önlemlerine de gerek kalmayacak.
8- Ve tabii artık her serbest meslek erbabının hayatında fark yaratan bir rapor kolaylığı olacak. Böylelikle iş takibinde kolaylık ve en değerlisi zamandan tasarruf sağlanmış olacak.
9- Mükellef olma tarihi olan 1 Haziran’a sayılı günler kala, henüz başvurusunu tamamlamayan ya da e-SMM uygulaması hizmet platformunu belirlememiş mükelleflerin, bir an evvel başvuru sürecine başlayarak uygulamaya geçiş yapmaları gerekli.