Prof. Dr. Volkan Demir
Galatasaray Üniversitesi İİBF,
İşletme Bölümü, Muhasebe-Finansman
Anabilim Dalı Öğretim Üyesi
vdemir@gsu.edu.tr
Bu ay ki yazımda; KOBİ'ler için bazı temel önerilerde bulunmaya çalışacağım. Bunlar yönetimler için temel araçlardan bazılarıdır. KOBİ'lerin bütçe yapmaları, kendilerini ve rakiplerini analiz etmeleri (basitçe SWOT) ve uygulama stratejilerini iyi belirlemeleri gerekmektedir.
İŞLETME BÜTÇESİ NEDİR?
Modern işletmelerde yönetimin görevi, işletmenin stratejik amaçlarını gerçekleştirecek biçimde işletme faaliyetlerini planlamak, örgütlemek ve kontrol etmek; paydaşların ve menfaat sahiplerinin finansal ve finansal olmayan beklentilerini maksimum düzeyde karşılayabilmektir. Yönetim faaliyetleri, küresel ekonomi içerisinde meydana gelen sürekli değişim ve gelişim sonucu artan bir karmaşıklık göstermektedir.
Bu sürekli değişim ve gelişimi tetikleyen başlıca nedenler şunlardır: Müşterilerin değişen gereksinimleri, rekabetin artması, maliyet kontrolünün önem kazanması, bilgi ve iletişim teknolojilerindeki hızlı değişim, işletme çevresinin genişlemesi ve menfaat gruplarının artması, işletmelerin küresel şirketler haline gelmesi, küresel standartların önem kazanması, sermaye ihtiyacının artması ve sermaye bulma yöntemlerinin artması ve küreselleşmesi.
İŞLETME BÜTÇELERİ
Hem yönetim biliminin hem de muhasebe-finansman biliminin ortak ilgi alanlarından biridir. Çünkü işletme bütçeleri; yönetim aracı olmakla birlikte hazırlanmasında kullanılan teorik ve uygulama adımları finansal muhasebe, maliyet ve yönetim muhasebesi, finansman gibi konuları kapsamlı olarak içine almaktadır. Bazı yerli ve yabancı kaynaklarda işletme bütçeleri ile kar planlaması ve kontrol eş anlamlı olarak kullanılmaktadır.
İŞLETMELERDE BÜTÇELEME SÜRECİ VE PLANLAMA SİSTEMLERİ
Yönetim muhasebesi uygulamaları içinde büyük bir öneme sahiptir. Çünkü işletme bütçeleri bir yönetim planlamasıdır. İşletme bütçeleri; yönetime gelecek dönemlerde organizasyonun karşı karşıya kalması muhtemel olan tüm problemlerle önceden yüzleşmesini ve bu problemleri çözüme kavuşturması fırsatını sunar.
Böylece işletme yönetimleri; karşılaşabilecekleri finansal ve finansal olmayan problemlerin etkilerini de en düşük seviyede tutmaya çaba gösterirler. İşletme bütçeleri doğru hazırlandıklarında;
1. kaynakların etkin kullanımını sağlayarak verimliliğin artmasını,
2. stratejik amaçları gerçekleştirmek için yapılan çalışmalarla karlılığın artmasını,
3. yapılan finansal planların zamanlaması ile likidite başarısını,
4. bölümler veya departmanlar arasındaki hedefleri ve dönem sonlarında bu hedeflerden sapmaları raporlaması ile de performans yönetimini sağlamaktadır.
İşletmelerde (genellikle üretim işletmelerinde) bütçe kavramı plan kavramı ile karıştırılabilmekte zaman zaman da birbirinin yerine kullanılabilmektedir. Bunun nedeni işletme yönetimlerinin yaptığı geleceğe dönük öngörülerin sadece planlardan ibaret olup, bu planları sistematik bir şekilde bütçe çizelgelerine aktarılamayışı ve bu bütçelerinde yönetim aracı olarak kullanılamayışına bağlıdır.
BÜTÇE
Seri olarak hazırlanmış planlar dizisidir. Bir işletmenin bir döneme ait bütçesinde; onlarca hatta yüzlerce plan yer alabilir. Bütçe, işletmede yapılan planların sistematik bir şekilde sayılarla ifade edilmesi, çizelgelere bağlanması ve yönetsel amaçlarla kullanılmasıdır.
Bir gelecek planlaması olan bütçe, ön tahminden (forecast) daha geniş kapsamlıdır. Burada söz edilen tahmin, rastgele veya genel izlenimlere dayalı yapılan tahminlerden farklıdır. İşletme ile ilgili tahminler (business forecasting), hesaplanmış ve kontrol edilmiş verilere dayanır.
Bu veriler işletmeler için geliştirilmiş kurumsal kaynak planlaması (ERP) yazılımlarından elde edilir ve bu yazılımlarda istatistik bilimi ve ürettiği bilgiler sıklıkla kullanılmaktadır. Bir işletme tahmini, belirttiği durumlara ilişkin önlemleri kapsamadıkça bütçe niteliğini kazanamaz.
Bütçe; bir zaman periyodunda (genellikle bir mali yıl) işletmedeki finansal ve finansal olmayan kaynakların kullanımı ve satın almalar için yapılan detaylı plandır. Bütçe(ler) hazırlama süreci genellikle bütçeleme kavramı ile ifade edilmektedir.
BÜTÇELEME
İşletmenin hâlihazırda devam eden faaliyetlerinin ve bu faaliyetlerinin finansal etkilerinin tasarlanması sürecidir. Genellikle yıllık bütçenin düzenlenmesine ilişkin finansal, finansal olmayan ve teknik çizelgeleri ifade eder.
GENEL VEYA ANA BÜTÇE (MASTER BUDGET)
İşletmenin gelecek dönemine ait finansman faaliyet planlarıdır. Genel bütçe, işletmenin kısa vadeli amaçlarının uygulama adımlarıdır. İşletmede, faaliyet bölümlerine ait bütçelerin konsolide edilmesiyle genel bütçe ortaya çıkar.
FAALİYET BÖLÜMÜ VEYA FONKSİYON BÜTÇELERİ (OPERATİNG BUDGETS)
İşletmede yer alan her faaliyet bölümü veya fonksiyon için ayrıntılı işletme bütçeleri düzenlenmektedir. İşletmede; satış, satın alma, üretim, insan kaynakları, pazarlama bütçeleri gibi bütçelerin ve faaliyetlerinin her aşamasının planlanmasıdır.
BÜTÇE KONTROLÜ
Bütçede saptanan amaçlar ve hedeflerle ilgili olarak fiili faaliyet sonuçlarının sürekli olarak kontrol edilmesi ve değerlendirilmesi ile gerekli durumlarda düzeltici önlemlerin alınmasına bütçe kontrolü denir. Bir işletmede, işletme bütçelerinden en fazla yarar, ancak etkili bütçe kontrolü ile gerçekleştirilebilir. Bütçe kontrolü, günlük işletme faaliyetlerinin koordinasyon ve kontrolü için bütçeler ve bütçe kontrol raporlarından yararlanılmasını öngörür.
SWOT ANALİZİ (GÜÇLÜ-ZAYIF YÖNLER-FIRSATLAR-TEHDİTLER) NEYİ AMAÇLAR?
SWOT analizi; bir işletmenin kritik başarı faktörlerini tanımlayan sistematik bir prosedürdür. Kritik başarı faktörleri; iç ve dış faktörlerden oluşmaktadır. İç faktörler, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerine odaklanmakta iken dış faktörler fırsat ve tehditlere odaklanmaktadır.
SWOT analizi, işletmelerin bulundukları çevrede rekabet avantajı sağlamak veya mevcut avantajı devam ettirebilmek için çeşitli stratejiler geliştirmeleri ve bu stratejileri uygulamalarını sağlamaktadır. Bu stratejiler, saldırgan-hücum özellikli olabileceği gibi, savunma özellikli de olabilmektedir. SWOT analizi sonrası işletmeler; kurumsal, işletme ve fonksiyonel düzeyde izlenebilecek en uygun kaynak kullanma yollarını (stratejilerini) belirlemeye çalışmaktadırlar.
İşletmede amaçlara ulaşılmasında odaklanılan rekabet stratejilerinin nasıl uygulanacağını açıklamaktadır. Aslında işletmedeki stratejilerin operasyonlara transfer edilmesidir. Aşağıda Tablo 1'de bir işletmenin maliyet liderliği ve farklılık stratejilerini başarıya ulaştırabilmek için uygulamanın nasıl yapılacağı özetlenmektedir.
Bu tabloda strateji sütunu; Michael Porter'ın 1980'de geliştirdiği rekabetçi strateji (competitive strategy) düşüncesini oluşturan ve özellikle de sanayi işletmeleri için daha fazla geçerli olan maliyet liderliği (düşük maliyet) ve farklılık stratejilerinden oluşmaktadır.
Maliyet liderliği stratejisi; işletmenin rakiplerinden daha düşük maliyet ile benzer mamulleri üretebilme ve pazarlayabilme yeteneğini ifade etmektedir. Bu düşünce; düşük maliyete, yüksek düzeyde pazar paylaşımına, standart mamullere, ölçek ekonomisine ve sıkı maliyet kontrolüne odaklanmıştır.
Farklılık stratejisi ise; işletmenin her işletme tarafından üretilmeyen (nadir) ve yüksek kalitede üretilen mamulleri üretebilme ve pazara sunabilme yeteneğini ifade etmektedir.
Bu strateji; az bulunan mamulleri üretebilmeye, marka kalitesi oluşturmaya, pazarlama araştırmalarına ve yüksek düzeyde satış sonrası hizmetlere odaklanmıştır.
İçinde bulunduğumuz ekonomik durum, sıcak para girişinde ve likiditede yaşanabilecek olası sorunlar, ülkemizdeki enflasyon hedefinin tutturulamaması, bütçe açığı, döviz kurlarındaki dalgalanmalar konusunda riskler oluşturmaktadır.
Bu ekonomik gelişmelere karşın KOBİ'lerin;
- Döviz borçlarını, finansal riskten korunma yöntemleri kullanarak sabitlemeleri, mümkünse dövizli borçlanmamaları,
- Müşterilere vade açma konularında daha dikkatli olmaları,
- Kısa vadeli borç ve finansal kredilerle sabit yatırımlardan kaçınmaları, bunun yerine uzun vadeli ve mümkünse ödemeleri yatırımdan hasılat yaratılınca başlayan borç ve kredilere yönelmeleri,
- Faaliyette bulundukları sektör ile ilgili analiz ve yorumlara yönelik farklı senaryolar geliştirmeleri,
- İşletmelerindeki değer yaratmayan faaliyetleri ve maliyetleri azaltmaları ve zamanla ortadan kaldırmaları,
- Nakit akışlarını bütçelemeleri,
- Yönetici ve/veya patronların liderlik becerilerini daha fazla kullanmaları,
- Etkin insan kaynakları politikaları üretmeleri sürdürülebilirlikleri açısından son derece önemlidir.