Özlem Bay Yılmaz
obay@ekonomist.com.tr
Temelleri 1946 yılında Ali Rıza Kınay tarafından atılan Kınay Şirketler Grubu, bor yüklemesi için Bandırma Limanı'na yanaşan gemilere acentelik hizmetleri vermek için kuruldu.
A. Rıza Kınay Shipping Agenciesand Trading Inc. şirketinin kurulmasıyla faaliyete başlayan grup, bugün başta uluslararası deniz taşımacılığında ithalat ve ihracat konteyner taşımacılığı aracılık hizmeti olmak üzere farklı kulvarlarda deniz hava ve kara taşımacılığı yapıyor.
Kınay Şirketler Grubu Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı Barış Dillioğlu, şirketin hedeflerinden e-Dönüşüm yolculuğuna kadar pek çok sorumuzu yanıtladı...
Hangi alanlarda faaliyet gösteriyorsunuz?
Başta uluslararası deniz taşımacılığında ithalat ve ihracat konteyner taşımacılığı aracılık hizmeti, uluslararası hava ithalat ihracat taşımacılık hizmetleri, uluslararası kara taşımacılığı aracılık hizmetleri, liman hizmetleri, yabancı ve Türk bayraklı gemilere acentelik hizmeti, gemi kiralama ve brokerlik hizmetleri gibi uluslararası taşımacılık ve lojistiğin çeşitli alanlarında faaliyet gösteriyoruz.
e-Fatura konusunda ne gibi adımlar attınız?
e-Fatura süreçlerini şirketlerimizde başlatmamız, kanuni düzenlemeler ile getirilen geçiş zorunluluğu tarihinin öncesine 2012 yılına dayanıyor. O dönemde bu konuda işletmelere entegratörlük hizmeti veren şirketler ile görüşmelerimizi başlattık. Gerekli hazırlıklarımızı tamamlayıp altyapımızı oluşturduktan sonra 2013 yılından itibaren aktif olarak e-Fatura kullanımına başladık.
e-Faturaya geçiş size nasıl bir katkı sundu?
e-Fatura kullanımının bize sağladığı en büyük katkı zaman ve emek tasarrufu oldu. Ayrıca kesilen faturaların gönderim maliyetlerinin ortadan kalkması ve raporlama süreçlerinin kısalması gibi avantajlarını da unutmamak gerek.
Dijital dönüşüm ve e-Dönüşüm yolculuğunuz ne zaman başladı?
Özellikle 2005 yılı sonrası dünyada artan teknolojik gelişimlerle birlikte dijital dönüşüm stratejilerine hız verildi. Tüm şirketlerimizde, ilk e-Dönüşüm uygulamaları olan e-Bildirge, e-Beyanname, e-Gümrük uygulamaları ile başlayan elektronik dönüşüm süreçleri, e-Defter, e-İrsaliye ve e-Arşiv fatura e-Konşimento, e-Özetbeyan gibi uygulamaların kullanımı ile olgunlaşarak bugünlere kadar geldi.
QNB eFinans ile yapmış olduğunuz işbirlikleri hakkında bilgi verir misiniz? Bu şirketinize nasıl bir katkı sağladı?
QNB eFinans bizim 2013 yılından beri büyük bir memnuniyet ve keyifle çalıştığımız iyi bir iş ve çözüm ortağımız. QNB eFinans'tan tüm şirketlerimizin e-Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-Arşiv fatura düzenlenmesi, transferi ve saklanması hizmetlerini alıyoruz. Ayrıca QNB Finansbank'ın Dijital Köprü hizmetlerinin tamamını QNB eFinans aracılığıyla kullanıyoruz. QNB eFinans'tan aldığımız hizmetler özellikle muhasebe departmanımızın zaman tasarrufunu artırarak daha hızlı ve verimli çalışmasını sağlıyor.
Dijital dönüşüm alanında devreye aldığınız yatırımlar oldu mu?
Veri ambarı yapısına paralel olarak veri analizi ve raporlama alanında BI (İş Zekası) platformunu hayata geçirdik. Teknolojik donanımsal altyapımızı ve bilgi güvenliği yapısını gelişen trende uygun olarak yeniledik.
Dijital dönüşümün ve e-Dönüşümün şirketinize nasıl bir katkısı oldu?
Dijital dönüşümün bize en önemli katkısı, sağladığı verimlilik artışı ile grup şirketlerinin iş hacimlerindeki büyümenin önünü açtı. Verinin görünürlüğü, bilgiye hızlı ulaşım, karar alma süreçlerine olumlu yönde katkı sağladı.
Yeni yasalara ve getirilen değişimlere uyum konusunda büyük kolaylık getirdi. Zira yeni yasal düzenlemeler ve değişimlerin öncesinde, zaten Kınay şirketleri kendi faaliyetlerini verimli şekilde yönetmek için bu uygulamaları kullanıyor durumda oluyor.
Örneğin; Kişisel Verileri Koruma Kanunu, 5651 sayılı İnternet ortamında yapılan yayınlara ilişkin kanun, e-Fatura hakkındaki yasal düzenlemeler çıktığında, zaten Kınay şirketleri bu kanunlara uyumlu çalışmaların içindeydi.
Dijital dönüşümü hangi birimlerinizde etkisini gördünüz?
Bildiğiniz gibi ağırlıklı olarak lojistik faaliyetler yürütüyoruz. İçinde bulunduğumuz sektör için bilişim sistemleri istisnasız tüm birimlere bir şekilde dokunuyor. Satış, planlama, operasyon, mali ve idari tüm birimlerimizde olumlu etkisini görüyoruz.
Dijital dönüşüm ve e-Dönüşüm konusunda atacağınız yeni adımlar neler?
Henüz dönüşümü tamamlanmamış alanlarımızı da bu kapsama alarak yüzde 100 dijital dönüşüme yöneleceğiz. Diğer bir faz çalışması olarak ise zaten dönüşümü yapılmış ama geliştirilirse verim artışı sağlanabileceğini düşündüğümüz, sektörde benzeri olmayan uygulamalar geliştireceğiz.
AI (Yapay Zeka), AR (Artırılmış Gerçeklik), RPA (Robotik Süreç Otomosyonu), IoT (Nesnelerin İnterneti), Blockchain teknolojisi başta olmak üzere yeni teknolojileri yakından takip ediyoruz ve dijital dönüşüm süreçlerimize nasıl dahil edebileceğimiz hakkında projeler tasarlıyoruz.
2020 hedefleriniz ve yapacağınız yatırımlardan bahseder misiniz?
2020 yılı yatırım hedeflerimizin bir kısmını yılın ilk çeyreğinde tamamlayarak, Belçika merkezli KTL Benelux ve Güneydoğu Asya hedeflerimiz doğrultusunda kurduğumuz KTL Vietnam'ı faaliyete geçirdik.
Ayrıca yine 2020 yatırım hedeflerimiz içinde yer alan, 5 farklı Kuzey Afrika ülkesinde ve Çin'de farklı şehirlerde kuracağımız yeni şubeler ile yatırım çalışmalarımızı tamamlayıp, Kınay markasının yurtdışındaki şirket ve şubelerinin sayısını artıracağız.
HANGİ ADIMLARI ATTI
TEK BİR PLATFORM
Dijital dönüşümü yaşayan bir süreç olarak tanımlıyor ve sürdürülebilir adımlar atıyoruz. Bu nedenle projelerimizin bir başlangıç zamanı olmakla birlikte, "proje bitti" denilerek rafa kaldırılmaz. Sürekli bir gelişim metodolojisi uygulanır. Şirketlerimizin birbirinden bağımsız kullandığı farklı ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) yazılımlarını tek bir platformda birleştirdik.
ELEKTRONİK ORTAM
Operasyon ve planlamaya ilişkin modüllerin yanı sıra finansal faaliyetlerimizi de dijital yapının içine aldık. CRM yazılımı edinerek, kendi iş süreçlerimize uygun bir satış ve müşteri ilişkileri yönetimini hayata geçirdik. e-Fatura, e-Bordro, e-Konşimento, e-ÖzetBeyan, tedarikçi ve müşteri entegrasyonları, personel self servis portalı, yük takip sistemleri gibi çalışmalarla bilgi akışını basılı ortamdan elektronik ortama taşıdık.
DİJİTAL RAPORLAMA
Çalışanların tamamının mobil ve uzaktan çalışabileceği teknolojik alt yapı yatırımlarını yaparak, mekan ve zaman kısıtlamalarını ortadan kaldırdık. Basılı olarak ve dijital ortamda dağınık işletilen raporlama süreçlerini dijital bir platformda topladık.