M. FATİH KÖPRÜ
fatih.kopru@tr.ey.com
www. vergidegundem. com
Tacirler yaptıkları işlemleri defterlerine kaydetmek zorundalar. Defter deyince iki farklı mevzuat karşımıza çıkıyor. İlki Türk Ticaret Kanunu (TTK), diğeri ise Vergi Usul Kanunu (VUK).
Genel olarak birbirine paralel düzenlemeler içeriyorlar. Ancak hangi defterlerin tutulacağı, açılış ve kapanış tasdikleri gibi konularda bazen ikisi arasında farklar olabiliyor.
Bu hafta, özellikle yevmiye defterinin kapanış tasdiki konusunu da içerecek şekilde, fiziki ortamda tutulması gereken defterler ve tasdik uygulaması üzerinde duracağız.
HANGİ DEFTERLER?
TTK uyarınca, gerçek veya tüzel kişi olduğuna bakılmaksızın her tacirin, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir tutması gerekiyor. Ancak geçici bir düzenleme ile ikinci sınıf tüccarlar bu zorunluluk dışında bulunuyor. Onlar yukarıdaki defterler yerine, işletme hesabı esasına göre defter tutmaya devam ediyorlar.
Her tacirin tutması gereken defterlere ek olarak;
• Şahıs şirketlerinin genel kurul toplantı ve müzakere defteri,
• Anonim ve limited şirketlerin pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri,
• Anonim şirketlerin yönetim kurulu karar defteri, olması da gerekiyor.
Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun, şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabiliyor.
VUK’TA DEFTERLER
TTK açısından tutulma zorunluluğu bulunan yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir VUK’ta; birinci sınıf tüccarlar (şirketler dahil) tarafından tutulması gereken defterler olarak sayılıyor. İkinci sınıf tüccarlar ise işletme defteri tutuyorlar.
Ayrıca yasada yer alan diğer defterler ile Maliye Bakanlığı tarafından zorunluluk getirilen defterlerin de mükellefler tarafından tutulması gerekiyor. Örneğin; düzenledikleri kâğıtlara ait damga vergisini makbuz karşılığı ve istihkaktan kesinti suretiyle ödeyen mükellefler damga vergisi defteri, serbest meslek faaliyeti icra edenler serbest meslek kazanç defteri tutmak zorundalar.
AÇILIŞ TASDİKİ
TTK uyarınca tacirler tarafından; yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış tasdikinin kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yapılması gerekiyor.
İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış tasdiklerinin ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ayın sonuna kadar yapılması zorunlu. Yani hesap dönemi takvim yılı olan ve öteden beri faaliyetine devam eden tacirlerin bir sonraki yıl kullanacakları defterlerin açılış tasdikini aralık ayının sonuna kadar yaptırmaları gerekiyor.
Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunlu. Bu defterler yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle yeniden kullanılabiliyor.
Tasdike tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması veya başka bir sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar, bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundalar.
Pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile (limited şirketlerde kullanılmaya devam ediliyorsa) ortaklar kurulu karar defteri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılabiliyor.
VUK’DA AÇILIŞ TASDİKİ
Yukarıda VUK uyarınca tutulması gereken defterlerden bahsettik. Yevmiye ve envanter defteri, işletme hesabı defteri, serbest meslek kazanç defteri ve damga vergisi defteri ile Vergi Usul Kanunu’nda sayılan ve tasdik zorunluluğu bulunan diğer defterlerin her yıl açılış tasdikinin yapılması gerekiyor.
Normal hesap dönemine (1 Ocak-31 Aralık) sahip mükellefler, bir sonraki yıl kullanacakları defterlerin tasdik muamelesini aralık sonuna kadar yaptırmalılar. Aynı defterleri bir sonraki yıl da kullanmak isteyen mükellefler ise tasdik işlemini ilgili hesap döneminin ilk ayında yani ocak sonuna kadar yaptırabiliyorlar.
KAPANIŞ TASDİKİ
Kapanış tasdiki sadece; yevmiye defteri. yönetim kurulu karar defteri ve limited şirketler tarafından (eğer tutuluyorsa) müdürler kurulu karar defteri için zorunlu.
Yönetim kurulu karar defteri ile limited şirketler tarafından tutulması durumunda müdürler kurulu karar defteri için kapanış tasdikinin süresi 1 ay olarak belirlenmiş. Buna göre söz konusu defterlerin kapanış tasdikinin hesap dönemini izleyen ilk ayın sonuna kadar (ocak sonu) yaptırılması gerekiyor.
YEVMİYE HAZİRAN SONU
Yevmiye defterinin kapanış tasdikinin ise izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar yaptırılması mümkün. Buna göre faaliyet dönemi takvim yılı olan gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından tutulan 2015 yılına ait yevmiye defterlerinin kapanış onayının en geç 30 Haziran 2016 tarihine kadar noterlere yaptırılması gerekiyor.
Kapanış tasdikine ilişkin olarak vergi mevzuatında bir düzenleme yok. Dolayısıyla kapanış tasdik işlemlerinin yukarıda değinilen TTK hükümleri kapsamında yerine getirilmesi gerekiyor.
TTK’DA CEZASI NE?
Defterlerin açılış veya kapanış tasdikinin yaptırılmaması halinde. TTK uyarınca her bir defter için
kesilecek olan idari para cezası 2016 yılında 5 bin 209 lira olarak uygulanıyor. Haziran sonuna kadar yevmiye defterlerinizin kapanış tasdikini yaptırmazsanız bu cezayı ödemek zorunda kalabilirsiniz. Hatırlatmakta fayda var...
VERGİ USULDE CEZA
Vergi Usul Kanunu sadece açılış tasdikine ilişkin hükümler içeriyor. Bu nedenle cezalar da sadece açılış tasdikleriyle ilgili oluyor. Buna göre defterlerin kanunda belirtilen sürelerin sonundan itibaren;
• Bir ay içinde tasdik ettirilmesi halinde II. derece usulsüzlük cezası,
• Bir aydan daha sonra tasdik ettirilmiş ya da hiç tasdik ettirilmemiş olması halinde ise I. derece usulsüzlük cezası, kesilmesi gerekiyor. 2016 yılında 1’inci derece usulsüzlük cezası sermaye şirketleri için 126 lira (iki kat 252 lira), 1’inci sınıf tüccarlar için 80 lira (iki kat 160 lira) olarak uygulanıyor. 2’inci derece usulsüzlük cezaları ise söz konusu mükellefler için sırasıyla 69 ve 40 lira.
“Cezalar o kadar da korkunç değilmiş, tasdik ettirmesek de olur” demeyin. Bu cezalardan daha önemlisi, defterlerin açılış tasdikinin yaptırılmamasının re’sen takdir nedeni olarak kabul edilmesi. Re’sen takdir, vergi inceleme elemanları ya da takdir komisyonu marifetiyle dönem kazancının takdir edilerek, vergilemenin buna göre yapılması anlamına geliyor.
Ayrıca aksi yönde mukteza ve yargı kararları olsa da, vergi incelemelerinde yevmiye defterinin tasdik ettirilmediğinin tespit edilmesi halinde, KDV indirimlerinin reddedilmesi ve cezalı KDV tarhiyatıyla karşılaşma riski olduğu da unutulmamalıdır.
SAKLANMASI
TTK uyarınca tacirler, ticari defter ve belgeleri 10 yıl saklamakla yükümlü. Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlıyor.
Vergi mevzuatında ise bu süre, zamanaşımı düzenlemelerine paralel, 5 yıl olarak uygulanıyor. Her ne kadar vergide 5 yıllık süre öngörülmüş olsa da, bazı istisnai durumlar (yıllara yaygın inşaat işleri, yatırım indirimi, zarar mahsubu, amortisman, enflasyon farkları gibi) veya TTK’daki saklama süresi dikkate alınarak, defterlerin en az 10 yıl süre ile muhafaza edilmesinin daha doğru bir yaklaşım olacağını söyleyebiliriz.