Yayımlanan e-Dönüşüm tebliğ kapsamında 1 Temmuz tarihi itibarıyla e-Fatura mükellef olma sınırı 10 milyon TL cirodan, 5 milyon TL'ye düşecek. Ciro sınırının düşerek e-Fatura mükelleflerinin sayısının artması, tüm e-Dönüşüm dünyasını etkileyecek.
5 milyon TL ciro sahibi firmalar e-Fatura mükellefi oldukları için; e-Defter ve e-Arşiv fatura da kullanmak zorunda olacaklar. Kapak haberimizde -e-Dönüşüm uygulamalarına geçiş sürecinde nelere dikkat edilmeli?, Takvim geçişi neler getirdi?, e-Dönüşüm hizmeti nasıl alınır? Gibi kafalarda soru işareti oluşturan tüm konuları yanıtladık.
BURCU TUVAY
btuvay@ekonomist.com.tr
Uzun süredir hayata geçmesi beklenen tebliğlerin 1 Ocak 2020 itibarıyla devreye girmesiyle birlikte yeni mükellefleri ilgilendiren pek çok konunun gündemde olduğu e-Dönüşüm yılına girdik.
Beklenen tebliğlerin yayımlanması ile e-Dönüşüm sektöründe 2020 yılında firmaları bekleyen yenilikler ve gereklilikler uzun süredir konuşuluyor.
Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 19 Ekim 2019 tarihinde yayımladığı 509 sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve 3. Sıra Nolu Elektronik Defter Genel Tebliğ ile 2020 yılında 1 Ocak, 1 Haziran ve 1 Temmuz tarihlerinde çok sayıda firma e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-Defter mükellefi oluyor.
Ayrıca e-İrsaliye ve e-SMM uygulamaları ise ilk kez bazı firmalar için zorunlu hale geliyor. Tebliğ ile beklenen ilk takvim geçişini oldukça yoğun bir şekilde yaşadık. 1 Ocak 2020 tarihinde e-Dönüşüm uygulamalarına geçiş yapan firmalar bugünlerde kullanacakları uygulamaların detaylarını öğrenmek ile meşgul.
Geçiş öncesi GİB ve sektörde faaliyet gösteren özel entegratörler, 2020 yılının ilk takvim geçişi olan 1 Ocak itibarıyla firmaları nelerin beklediğine dair bilgilendirmek için birçok kaynak oluşturdu.
1 Ocak, 1 Haziran ve 1 Temmuz geçişleri öncesi ne gibi hazırlıkların gerektiği, geçişlerden sonra ise firmaları nasıl günlerin beklediği senaryolaştırıldı. Sektörde e-Dönüşüm yılı olarak tabir edilen 2020 yılı, ilk takvim geçişi 1 Ocak ile hali hazırda 10 milyon TL ciro sahiplerini e-Dönüşüme dahil etti.
NELER BEKLENİYORDU?
1 Ocak geçişi ile beraber 2018 yılı cirosu 10 milyon TL ve üzeri firmalar e-Fatura mükellefi oldu.
1 Ocak itibarıyla e-Fatura kullanıcı sayısı 201 bin 328, e-Arşiv de ise 137 bin 257 adete ulaştı.
Tebliğler kapsamında 1 Ocak'ta mükellef olan e-Fatura kullanıcılarına, e-Defter ve e-Arşiv uygulamalarında da kullanım zorunluluğu getirildi. Bu sayede firmaların pek çoğu e-Dönüşüm dünyasının uygulamalarını bütünüyle kullanmaya başladı denebilir.
e-Dönüşüm hiç şüphesiz firmaların ticari faaliyetlerini kolaylaştıran ve ciddi maliyetlerden kurtulmalarını sağlayan yeni bir dünya. Ancak, firmalar için ilk etapta bu yenilik bir bilinmezlik gibi algılansa da; özellikle özel entegratörlerin bu bilinmezliklere ışık tutarak yol gösterici olması ticaretin dijitalleşmesinde büyük rol oynadı.
Günün sonunda mevcut sistemlerini ve düzenlerini bırakarak yeni dünyaya çok hızlı adapte olan firmalar, e-Dönüşüm faydalarını çok daha hızlı tecrübe etmiş oldu.
BUNLARA DİKKAT!
e-Dönüşüm hayatımıza girmeden önce firmaların hayatında olan bazı süreç ve kavramlar vardı. Bunlar muhasebe programları, defter oluşturma/yazma, fatura düzenleme, mali müşavir ve muhasebecilerin manuel kontrolünde olan muhasebe süreçlerinden ibaretti.
Tüm bunların elektronik ortama aktarılırken bilinmesi gereken karşılıkları mevcut. Örneğin; e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM ve e-MM uygulamalarının işlem bazlı adet karşılığında kontör kullanılıyor. Kontör, her bir fatura ya da irsaliye ve diğer ürünler için harcama birimi anlamına geliyor.
Kontör, tüm özel entegratörlerde bulunan bir sistem. Kontör sayesinde özel entegratörlerin portalları üzerinden düzenlenecek e-Fatura ve diğer e-Belgelerin toplamda kaç adet olduğunu ve ne kadar kullanım yapıldığının tespit edilmesine olanak sağlanıyor.
Aslında koçan (kağıt) fatura düzenlerken hesaplanan mürekkep, baskı ve kağıt maliyetleri yerine tespit edilmesi gereken ihtiyaç, aylık işlemde ne kadar gelen ve giden fatura trafiğinizin oluşu. Adı geçen tüm bu uygulamalar için tespit edilmesi gereken ihtiyaç kaç adet kontöre gereklilik olduğu.
Örneğin; e-Dönüşüm ürünlerini yeni kullanmaya başlayacak olan bir firma yıllık olarak toplamda kaç adet gelen ve giden faturasının olduğunu bilmeli. Bu bilgi ile hizmet alacakları özel entegratörlerden ihtiyaç adetleri kadar kontör temin etmesi gerekiyor.
Yıllık olarak 600 adet fatura düzenleyen ve 400 adet de gelen faturası olan bir firma, yıllık 1.000 kontöre sahip olmalı. Çünkü e-Belge türünde yapılan her işlem için giden faturada ve gelen faturada da kontör harcaması yapılıyor. Bunun nedeni; e-Fatura uygulamasında da aynı koçanda olduğu gibi gelen ve giden faturaların tümünün 10 yıl boyunca saklanması zorunluluğu.
E-DEFTER GEÇİŞ
Yine firmaların hayatını kolaylaştıran bir diğer uygulama olan e-Defter ise MB cinsinden alan kullanımı ile özel entegratörler tarafından firmalara sunuluyor. Bilindiği üzere büyük defterlerin tutulduğu, sayfalarca gelir giderlerin satır satır yazıldığı düzen, elektronik ortamda tekil bir işlem olarak değil bir bütünü temsil ediyor.
Bu defterlerin muhafaza edilerek işlenmesi, GİB'e gönderilmesi MB üzerinden alan kullanımları ile ifade ediliyor. Bu nedenle firmalar e-Defter uygulamasına geçiş yaparken mevcut defterlerinin sayfa sayılarına göre hareket edebilirler.
Bununla beraber bazı özel entegratörler firmalara sıkıştırılmış alan sunabiliyorlar. Bu sayede firmalar daha az alana daha çok veri yükleyerek avantajlı kullanım elde etmiş oluyor.
TAKVİM GEÇİŞİ NELER GETİRDİ?
e-Dönüşüm, içinde birçok uygulama ve sistemi barındıran, ticaretin uçtan uca kontrol edilerek akmasına imkan sağlayan yeni bir dünya. Her geçen gün yeni uygulamalar ile büyüyerek sektörün ve firmaların ihtiyaçlarını teknolojinin yardımıyla maksimum hızda karşılayabiliyor.
Bu hızın ilk yansıması kağıt faturanın oluşum ve alıcıya teslimindeki süre ve maliyet avantajı. Koçan denilen kağıt faturanın; kağıt, saklama (arşivleme), baskı ve fiziki gönderim olmak üzere düzenin getirdiği tüm maliyetleri e-Fatura ortadan kaldırdı.
Firmalar bu sayede fatura adetlerine göre yıllık olarak ciddi bir tasarruf sağladı. Bu da demek oluyor ki ticaretin zorunluluklarından biri olan fatura maliyetlerinin birçoğu firmaların hayatından çıktı.
Üstelik takibi, raporlanması, saklanması ve beraberinde muhasebe süreçlerinin tümünün otomasyon ile yönetilmesi kolaylaştırıldı. e-Dönüşüm sayesinde firmalar teknolojinin tüm faydalarını iş süreçlerine entegre ettiler. Günün sonunda ikinci büyük takvim geçişi olan 1 Temmuz itibarıyla gelecek olan KOBİ'lere ışık tutmuş oldular.
PROJEKSİYONLAR NETLEŞİYOR
Henüz sisteme mükellef ya da gönüllü olarak dahil olmayan firmalar için sistemin ayrıcalıkları ve getirilerini paylaşmak gerekirse mevcut kullanıcıların deneyimlerini aktarmak yararlı olacak.
e-Dönüşümün beraberinde getirdiği zaman ve maliyet avantajlarının yanı sıra, kullanım ve ticari faaliyetlerin yönetilmesi kolaylaşmış oldu. Firmalar, özel entegratörlerden aldıkları hizmet sayesinde tek ekran üzerinden e-Defter, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye gibi uygulamalarını kullanabiliyorlar.
Fiziki koşullardan elektronik ortama geçiş işlemleri otomasyonu beraberinde getirdi. e-Dönüşüm uygulamaları ile muhasebe süreçlerindeki nakit akışı üzerinden girdi ve çıktıların anlık olarak yönetebilme kabiliyeti sayesinde; firmalar gelecek projeksiyonlarını daha net görebilir konuma geldiler.
Böylelikle uzun vadeli gerçekçi yatırım ve ticari faaliyet planları yapabilme imkanı doğdu. Ayrıca sistemin bir avantajı da; geçmiş düzen ve dönemlere ait fiziki bilgi ve argümanların elektronik ortama transfer edilebilmesi.
Firmalar için muhasebe ve finans dökümlerinin bütünlüğü, ihtiyaç halinde kolaylıkla erişilebilmesi büyük önem taşıyor. e-Dö-nüşüm uygulamalarını kullanmaya başlayan firmalar, geçmiş dönemdeki verilerini de toplu bir şekilde portallarına ekleyebilirler. Her bir özel entegratörün bu uygulamalarda farklı yöntemleri olabiliyor.
e-DÖNÜŞÜM HİZMETİ NASIL ALINIR?
Tebliğler kapsamında mükellef olan ya da e-Dönüşüm uygulamalarını gönüllü olarak kullanmaya başlayan firmalar; GİB'in web sitesinde yayımlanan lisanslı özel entegratörlerden bu hizmeti alabilirler.
Ayrıca, yine bu kullanıcılara GİB tarafından ücretsiz olarak GİB portal sunuluyor. GİB portal üzerinden bulut sistem aracılığı ile manuel fatura düzenleneceği için işlem adeti az olan kullanıcılar kolaylıkla yararlanabiliyor.
Ancak GİB portal kullanacak olan firmaların oluşturduğu e-Belgelerin yalnızca 6 ay saklanacağının bilmesi gerekiyor. GİB'in getirmiş olduğu zorunluluklardan biri olan 10 yıl saklama koşulu, GİB portal kullanan firmalar için sorun yaratabiliyor. Çünkü GİB portal kullanıcılarının ilk 6 aydan sonra güvenli saklama alanı bulmaları gerekecek.
Firmalar e-Dönüşüm hizmetleri alırken tercih edebilecekleri iki yöntem mevcut. Örneğin e-Fatura, e-Defter ve diğer uygulamaları kullanacak olan firmaların, bu uygulamalarda yer alan verilerini hangi ortam üzerinde barındıracakları ve saklayacaklarına karar vermesi gerekiyor.
Bu açıdan bulut sistem ve lokal olmak üzere iki yöntem mevcut. Bulut sistemi tercih eden firmalar; özel entegratörlerin sahip olduğu bulut alanda verilerinin saklanmasını ve korunmasını kabul ediyor.
Lokal sistemde ise firmalar verilerinin kendi bünyelerinde saklama sorumluluğunu üstleniyor. Ancak bulut sistemin kolaylığı ve maliyet avantajı gereği bu yöntemi tercih edecek olan firmaların, güvenilir bir özel entegratör tercih ettiklerinden emin olması gerekiyor.
1 TEMMUZ NEDEN ÖNEMLİ?
Yayımlanan e-Dönüşüm tebliğ kapsamında 1 Temmuz tarihi itibarıyla e-Fatura mükellef olma sınırı 10 milyon TL cirodan, 5 milyon TL'ye düşecek.
Ciro sınırının düşerek e-Fatura mükelleflerinin sayısının artması, tüm e-Dönüşüm dünyasını etkileyecek. 5 milyon TL ciro sahibi firmalar e-Fatura mükellefi oldukları için; e-Defter ve e-Arşiv fatura da kullanmak zorunda olacaklar. Dolayısıyla 2020 yılında e-Dönüşüm kullanıcılarının sayısı katlanarak artacak.
Beklenen takvim geçişlerinin haricinde GİB'in yürütmekte olduğu yeni uygulamalar ve yükümlülükler gündeme gelebilir. Özellikle e-Defter saklama hakkında yeni yayımlanabilecek bir takım değişikliklerin henüz çalışma halinde olduğu bilgisi konuşuluyor. Tabi ki özel entegratörler e-Dönüşüm dünyasında firmaların hayatını değiştirebilecek tüm değişimleri yakından takip edecek.
KOBİ'LER NELER YAPMALI?
1 Temmuz KOBİ'ler için çok önemli. KOBİ'lerin bu tarihe kadar yol haritalarını belirleyerek geçiş işlemlerini tamamlaması faydalı olacak. 1 Temmuz yoğunluğunu böylelikle kolayca atlatmış ve mükellef olduğu an itibarıyla aslında sürece çoktan adapte olarak ticari faaliyetlerinde zaman tasarrufu sağlamış olacaklar.
1 Temmuz itibarıyla KOBİ'ler e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv uygulamalarını kullanmaya başlayacaklar. Bu da uçtan uca muhasebe ve finans süreçlerinin dijitalleşerek otomasyona dönüşmesi anlamına geliyor.
e-Dönüşüm uygulamaları, maliyet avantajları ile KOBİ'lerin ticari faaliyetlerine kaynak oluşturacak. KOBİ'lerin e-Dönüşüm uygulamaları öncesi mali mühür temin etmeleri ve GİB başvurularını mutlaka tamamlamış olmaları gerekli.
FİRMALARA "HAZIRLIKLI OLUN” UYARISI!
Mevcut mükellefler ve 5 milyon TL ciro ile e-Dönüşüm dünyasına katılacak olan KOBİ'ler yeni dünyaya hazırlıklı olmalı. Özellikle de birçok KOBİ'nin sayısız sorusu ve ihtiyaçları doğabilir.
Bu takvim geçişlerinde yoğunluklar yaşanabilir. Özellikle de KOBİ'lerin hizmet alacakları özel entegratörlerden tüm sorularına yanıt alabilmeleri geçiş süreci açısından önemli olacak.
Bu nedenle mükellef olan firmaların geçiş işlemlerini son döneme bırakmaması, alınan hizmetin kalitesi ve doğru tercihi bakımından fayda sağlayabilir.
Ayrıca e-Dönüşüm uygulamalarını kullanacak olan tüm firmaların hizmet almaya başlamadan önce yerine getirmesi gereken bir takım başvuru ve gereklilik süreçleri mevcut. Öncelikle vergi kimlik numarasına sahip tüm firmaların, KAMUSM'den mali mühürlerini almış olmaları gerekiyor.
Mali mühürleri sayesinde elektronik ortam üzerinden oluşturdukları ve gönderdikleri verilerinin firmalarına ait olduğunu gösterebilecekler. Bu sayede firmalar için bir güvenlik kaynağı oluşmuş oluyor.
Mali mührünü temin eden firmaların, mali mühürleri aracılığı ile GİB web sitesi üzerinden e-Fatura ve e-Defter başvurularını gerçekleştirmeleri gerekiyor.
Tüm bu adımlardan sonra özel entegratörlerinden hizmet almaya başlayabilirler. Ancak vergi kimlik numarası yerine TCKN sahibi olan şahıs firmaları, e-İmza denen sanal imzayı da tercih edebilir. Bunun için herhangi bir e-İmza sağlayıcısına başvurmaları yeterli olacak.
KİMLER YENİ MÜKELLEF?
2018 yılı cirosu 10 milyon TL olan tüm firmalar 1 Ocak itibarıyla e-Fatura mükellefi olarak yeni yıla giriş yaptılar.
Bununla beraber e-Arşiv fatura ve e-Defter kullanım zorunluluğu getirilmesi ile mevcut tüm e-Fatura mükellefleri henüz kullanmadıkları e-Arşiv ve e-Defter kullanımına da başladı.
1 Temmuz itibarıyla ise tüm bu mükellef olma koşulları baki kalarak ciro sınırı 5 milyon TLye düşürüldü. Ciro kriterinin düşmesinden hemen önce 1 Haziran'da e-Dönüşüm dünyasına e-SMM uygulamaları zorunlu kullanım ile dahil oldu. Ve ilk kez e-İrsaliye kullanım zorunluluğu getirildi.
2020 yılı e-Dönüşüm mükelleflerinin dijitalleşme yılı oldu. 1 Temmuz geçişi ile KOBİ'lerin de e-Fatura mükellefi olması ile beraber e-Dönüşüm dünyasının katlanarak büyüyeceği söylenebilir.