1 Ocak 2025 tarihinden itibaren defter tutacaklar işe başlama, sınıf değiştirme, yeni mükellefiyete girme ve muaflıktan çıkma tarihinden itibaren e-Defter uygulamasına geçmek zorundalar.
Uzun yıllardır sadece gündelik işlerimizde değil vergi ile ilgili işlemlerde de deyim yerindeyse “elektronik” hale geldik. Beyanname ve bildirimlerin çok büyük bir kısmı elektronik olarak veriliyor. Ödemeler bankalardan elektronik olarak yapılıyor. Yani vergi dairesinin kapısından hiç girmeden mükellef olmaktan kaynaklanan ödevlerin hemen hepsi yerine getirilebiliyor. Mükellefler açısından bir de defter ve belgeler var tabii ki. Artık birçok mükellef elektronik ortamda belgelerini hazırlayıp müşterilerine gönderiyor ve yine elektronik ortamda defterlerine kaydedip, defter ve belgelerini elektronik olarak saklayabiliyorlar. Baştan sadece ihtiyari olarak başlayan bu uygulamalar daha sonra bazı mükellefler için zorunlu hale getirildi ve kapsamı da oldukça genişletildi.
Bu yazımızda, yeni yılda elektronik defter uygulamalarında son günlerde gerçekleştirilen değişiklikler hakkında bilgi vereceğiz.
E-DEFTER UYGULAMASI
Elektronik deftere ilişkin esaslar 2011 yılında yayımlanan Elektronik Defter Genel Tebliği ile belirlenmişti. Bu uygulama kısaca, defterlerin elektronik olarak tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazını içeriyor.
İlk olarak sadece yevmiye ve defterikebirle (büyük defter) başladı. Bu defterler elektronik olarak tutulduğu durumda ayrıca kâğıt ortamında saklanmaları gerekmiyor. Ancak kapsama girmeyen diğer defterler kâğıt ortamında tutulmaya devam ediliyor.
BİLANÇO ESASINDA DEFTER TUTANLAR
Defterlerini e-Defter olarak tutmak zorunda olan mükelleflere her geçen gün yenileri ekleniyor. Bunun en son örneğini de geçtiğimiz kasım ayında gördük. Herhangi bir tutar sınırlaması olmaksızın bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler e-Defter kapsamına alındı. İhtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih eden mükellefler de bu zorunluluk kapsamında değerlendiriliyor. Buna göre 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler ile bu tarihten itibaren (bu tarih dâhil) ihtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih eden mükelleflerin 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren defterlerini e-Defter olarak tutmaları gerekiyor.
Kendilerine özel hesap dönemi tayin edilenler için bu zorunluluk 2025 yılı içinde başlayan hesap dönemi başından itibaren başlıyor.
1 Ocak 2025 tarihinden itibaren yeni işe başlayan, yeniden işe başlayan, sınıf değiştiren, yeni bir mükellefiyete giren ve vergi muafiyeti kalkan mükelleflerden ihtiyari ya da zorunlu olarak bilanço esasına göre defter tutacaklar işe başlama, sınıf değiştirme, yeni mükellefiyete girme ve muaflıktan çıkma tarihinden itibaren e-Defter uygulamasına geçmek zorundalar.
E-DEFTERE BAŞVURU ŞEKLİ
Zorunlu veya ihtiyari olarak e-Defter uygulamasına geçmek için;
- Gerçek kişi mükelleflerin Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya Mali Mühür,
- Tüzel kişi mükelleflerin ise Mali Mühür, temin etmiş olmaları gerekiyordu. Geçtiğimiz günlerde yapılan değişiklikle başvuru yollarının çoğaltıldığını ve kolaylaştırıldığını görüyoruz. Buna göre gerçek ve tüzel kişi mükellefler Dijital Vergi Dairesi veya e-Devlet Kapısı şifresi ile e-Defter uygulamasına geçmek için başvuruda bulunabilirler.
BÜYÜK DEFTER YÜKLENMEYECEK
e-Defter dosyalarının ve berat dosyalarının “eşanlı olarak” Başkanlık bilgi işlem sistemine yüklenmesi gerekiyor. Ancak bu defterlerden büyük defterlerin (Defterikebir) Başkanlık bilgi işlem sistemlerine yüklenme zorunluluğu Ocak 2025 döneminden başlamak üzere kaldırıldı. Buna göre Ocak 2025 dönemi ve takip eden dönemlere ilişkin olarak oluşturulacak yevmiye defteri, yevmiye defteri berat dosyaları, büyük defter ve büyük defter berat dosyalarından sadece yevmiye defteri, yevmiye defteri berat dosyaları ve büyük defter berat dosyaları Başkanlık bilgi işlem sistemlerine yüklenecek.
e-Defter ve berat dosyalarının kopyalarının Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi ya da büyük defter örneğinde olduğu gibi muhafaza edilmemesi mükelleflerin asıl e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmadığını hatırlatmakta fayda görüyoruz.
DERNEK VE VAKIFLARIN DURUMU
Yıl sonunda yayımlanan bir tebliğle dernek ve vakıflar ile bunların iktisadi işletmelerinin e-Defter uygulaması karşısındaki durumlarına açıklık getirildi. Buna göre defter tutma yükümlülüğü olan dernek ve vakıfların iktisadi işletmelerinden bilanço esasına göre defter tutanlar e-Defter uygulamasına dâhil olmak zorundalar.
Diğer taraftan defter tutma yükümlülüğü bulunmayan dernek, vakıf, sendika, oda, birlik, federasyon, konfederasyon gibi mükellefler ile kurumlar vergisinden muaf olan kooperatifler ve iflas kararının devamı müddetince iflas halinde olan mükelleflerin e-Defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu bulunmuyor.
ENVANTER DEFTERİ DE ELEKTRONİK OLUYOR
Yılın son günü yayımlanan tebliğle bir başka düzenleme daha yapıldı. Buna göre e-Defter kapsamında olan mükellefler envanter defterini ihtiyari bir şekilde e-Defter olarak tutabilecekler. Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına, envanter defterinin e-Defter olarak tutulmasına ilişkin zorunluluk getirme yetkisi de verildi. Böyle bir zorunluluk getirildiği taktirde edefter.gov.tr adresinden duyurulacak.
e-Defter olarak tutulan diğer defterler aylık dönemler halinde oluşturulup saklanıyor. Envanter defterinin ise hesap dönemi itibarıyla oluşturulup saklanması gerekiyor. Mükellefler e-defter uygulamasına dahil oldukları aydan itibaren envanter defterlerini kâğıt ortamında tutamayacaklar.
DEFTER VE BERATIN YÜKLENMESİ
Envanter defterinin açılış onayı yerine geçen, hesap döneminin ilk gününe ait e-Defter ve berat dosyalarının gelir vergisi mükelleflerince hesap döneminin ilk ayını takip eden dördüncü ayın 10’uncu günü sonuna kadar, diğer mükelleflerce hesap döneminin ilk ayını takip eden dördüncü ayın 14’üncü günü sonuna kadar oluşturulması ve imzalanarak sisteme yüklenmesi gerekiyor.
Kapanış onayı yerine geçen, hesap döneminin son gününe ait e-Defter ve berat dosyalarının oluşturulması ve imzalanarak sisteme yüklenmesi işlemlerinin ise gelir vergisi mükelleflerince gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10’uncu günü sonuna kadar, diğer mükelleflerce kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 14’üncü günü sonuna kadar yerine getirilmesi gerekiyor.