2020 yılının son büyük geçişi ise 1 Temmuz 2020 tarihinde gerçekleşti. Özellikle 1 Temmuz geçişi sonrası e-Dönüşüm sektöründe yaşanan değişimleri, bu ay biz de mercek altına alarak sizler için derledik.
2020 yılı e-Dönüşümde uzun süredir hayata geçmesi beklenen tebliğlerle birlikte pekçok yeni firmanın mükellef haline geldiği bir yıl oldu. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 19 Ekim 2019 tarihinde yayımladığı 509 sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve 3. Sıra Nolu Elektronik Defter Genel Tebliğ ile 2020 yılında 1 Ocak, 1 Haziran ve 1 Temmuz tarihlerinde çok sayıda firmanın e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-Defter mükellefi olacağı, e-İrsaliye ve e-SMM uygulamalarının ise ilk kez bazı firmalar için zorunlu hale geleceği belirlenmişti.
Sektörde e-Dönüşüm yılı olarak tabir edilen 2020 yılı, ilk takvim geçişi 1 Ocak ile hali hazırda 10 milyon TL ciro sahiplerini e-Dönüşüme dahil etti. 1 Ocak 2020'deki geçişle birlikte 2018 yılı cirosu 10 milyon TL ve üzeri firmalar e-Fatura mükellefi oldu. 1 Ocak itibarıyla e-Fatura kullanıcı sayısı 200 bini aştı, e-Arşiv de ise 130 binin üzerine çıkmış oldu.
1 Haziran 2020 itibarıyla ise bu defa Serbest Meslek Mensuplarının beklediği elektronik Serbest Meslek Makbuzu, yani e-SMM geçişi yaşandı. Serbest çalışan pekçok meslek grubundan yeni mükellefler bu tarihten itibaren serbest meslek makbuzunu kağıt olarak değil elektronik ortamda e-SMM olarak kesmeye başladılar. Böylece firmalar dışında yeni bir mükellef grubu daha e-Belge ile tanışmış oldu.
2020 yılının son büyük geçişi ise 1 Temmuz 2020 tarihinde gerçekleşti. Bu tarihten itibaren hem e-Fatura mükellefi olmak için yıllık ciro şartı en az 10 milyon TL'den, en az 5 milyon TL'ye düştü, hem de belli şirketler için e-İrsaliye ürünü de zorunlu hale geldi. Özellikle 1 Temmuz geçişi sonrası e-Dönüşüm sektöründe yaşanan değişimleri bu ay biz de mercek altına alarak sizler için derledik.
YENİ TEBLİĞLERLE NELER DEĞİŞTİ?
Tebliğler kapsamında 1 Ocak'ta mükellef olan e-Fatura kullanıcılarına, e-Defter ve e-Arşiv uygulamalarında da kullanım zorunluluğu getirildi. Bu sayede firmaların pek çoğu e-Dönüşüm dünyasının uygulamalarını bütünüyle kullanmaya başladı denebilir. e-Dönüşüm hiç şüphesiz firmaların ticari faaliyetlerini kolaylaştıran ve ciddi maliyetlerden kurtulmalarını sağlayan yeni bir dünya.
Ancak, firmalar için ilk etapta bu yenilik bir bilinmezlik gibi algılansa da; özellikle özel entegratörlerin bu bilinmezliklere ışık tutarak yol gösterici olması ticaretin dijitalleşmesinde büyük rol oynadı. Yeni sisteme çok hızlı adapte olan firmalar, e-Dönüşüm faydalarını çok daha hızlı tecrübe etmiş oldu.
KİMLER YENİ MÜKELLEF?
2018 yılı cirosu 10 milyon TL olan tüm firmalar 1 Ocak itibarıyla e-Fatura mükellefi olarak yeni yıla giriş yaptılar. Bununla beraber e-Arşiv, e-Fatura ve e-Defter kullanım zorunluluğu getirilmesi ile mevcut tüm e-Fatura mükellefleri henüz kullanmadıkları e-Arşiv ve e-Defter kullanımına da başladı.
1 Temmuz itibarıyla ise tüm bu mükellef olma koşulları baki kalarak ciro sınırı 5 milyon TL'ye düşürüldü. Ciro kriterinin düşmesinden hemen önce 1 Haziran'da e-Dönüşüm dünyasına e-SMM uygulamaları zorunlu kullanım ile dahil oldu. Ve ilk kez e-İrsaliye kullanım zorunluluğu getirildi. 2020 yılı e-Dönüşüm mükelleflerinin dijitalleşme yılı oldu.
SERBEST MESLEK MENSUPLARI DA DAHİL OLDU
GİB 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği yayınladı. Bu tebliğe göre 1 Şubat 2020 tarih itibariyle faaliyetine devam etmekte olanlar 1 Haziran 2020'de, 1 Şubat 2020 tarihinden (bu tarih dâhil) itibaren faaliyetine başlayacak olanların ise işe başladıkları ayı izleyen 3'üncü ayın sonuna kadar e-Serbest Meslek Makbuzu uygulamasına dâhil olmaları zorunlu hale gelmişti.
Bu kapsamda; avukat, doktor, diş hekimi, veteriner hekim, mimar, mühendis, müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir, yeminli mali müşavir, danışman, ressam, yazar, bestekar, kimyager, noter, öğretmen, artist, menajer, senarist, yönetmen, ebe, sünnetçi, arzuhalci, rehber ve sağlık memuru gibi meslek gruplarının tamamı e-SMM mükellefi olarak bu yeni dünyaya adım atmış oldular.
GEÇİŞ SÜRECİNDE BUNLARA DİKKAT EDİN
e-Dönüşüm hayatımıza girmeden önce firmaların hayatında olan bazı süreç ve kavramlar vardı. Bunlar muhasebe programları, defter oluşturma/ yazma, fatura düzenleme, mali müşavir ve muhasebecilerin manuel kontrolünde olan muhasebe süreçlerinden ibaretti. Tüm bunların elektronik ortama aktarılırken bilinmesi gereken karşılıkları mevcut.
Örneğin; e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM ve e-MM uygulamalarının işlem bazlı adet karşılığında kontör kullanılıyor. Kontör, her bir fatura ya da irsaliye ve diğer ürünler için harcama birimi anlamına geliyor. Kontör, tüm özel entegra-törler bulunan bir sistem. Kontör sayesinde özel entegratörlerin portalları üzerinden düzenlenecek e-Fatura ve diğer e-Belgelerin toplamda kaç adet olduğunu ve ne kadar kullanım yapıldığının tespit edilmesine olanak sağlanıyor.
Aslında koçan (kağıt) fatura düzenlerken hesaplanan mürekkep, baskı ve kağıt maliyetleri yerine tespit edilmesi gereken ihtiyaç, aylık işlemde ne kadar gelen ve giden fatura trafiğinizin oluşu. Adı geçen tüm bu uygulamalar için tespit edilmesi gereken ihtiyaç kaç adet kontöre gereklilik olduğudur.
Örneğin; e-Dönüşüm ürünlerini yeni kullanmaya başlayacak olan bir firmanın yıllık olarak toplamda kaç adet gelen ve giden faturasının olduğunu bilmesi gerekiyor. Bu bilgi ile hizmet alacakları özel entegratörlerden ihtiyaç adetleri kadar kontör temin etmeleri tavsiye ediliyor.
Yıllık olarak 600 adet fatura düzenleyen ve 400 adet de gelen faturası olan bir firmanın, yıllık bin kontöre sahip olması gerekiyor. Çünkü e-Belge türünde yapılan her işlem için giden faturada ve gelen faturada da kontör harcaması yapılıyor.
Bunun nedeni; e-Fatura uygulamasında da aynı koçanda olduğu gibi gelen ve giden faturaların tümünün 10 yıl boyunca saklanması zorunluluğu. Aynı şekilde Serbest Meslek Mensubu yeni e-SMM mükellefleri de aylık olarak ne kadar serbest meslek makbuzu kestiklerini gözönüne alarak, ona göre kaç adet e-SMM kontörüne ihtiyaç duyacaklarını belirleyebilirler.
e-DÖNÜŞÜM YILI FİRMALARA NELER GETİRDİ?
e-Dönüşüm, içinde birçok uygulama ve sistemi barındıran, ticaretin uçtan uca kontrol edilerek akmasına imkan sağlayan yeni bir dünya. Her geçen gün yeni uygulamalar ile büyüyerek sektörün ve firmaların ihtiyaçlarını teknolojinin yardımıyla maksimum hızda karşılayabiliyor. Bu hızın ilk yansıması kağıt faturanın oluşum ve alıcıya teslimindeki süre ve maliyet avantajı.
Koçan olarak ifade edilen kağıt faturanın; kağıt, saklama (arşivleme), baskı ve fiziki gönderim olmak üzere düzenin getirdiği tüm maliyetleri e-Fatura ortadan kaldırdı. Firmalar bu sayede fatura adetlerine göre yıllık olarak ciddi bir tasarruf sağladı. Bu da demek oluyor ki ticaretin zorunluluklarından biri olan fatura maliyetlerinin birçoğu firmaların hayatından çıktı.
Üstelik takibi, raporlanması, saklanması ve beraberinde muhasebe süreçlerinin tümünün otomasyon ile yönetilmesi kolaylaştırıldı. e-Dönüşüm sayesinde firmalar teknolojinin tüm faydalarını iş süreçlerine entegre ettiler. Günün sonunda ikinci büyük takvim geçişi olan 1 Temmuz itibarıyla gelen KOBİ'lere de ışık tutmuş oldular.
e-Dönüşümün beraberinde getirdiği zaman ve maliyet avantajlarının yanı sıra, kullanım ve ticari faaliyetlerin yönetilmesi kolaylaşmış oldu. Firmalar, özel entegratörlerden aldıkları hizmet sayesinde tek ekran üzerinden e-Defter, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye gibi uygulamalarını kullanabiliyorlar. Fiziki koşullardan elektronik ortama geçiş işlemleri otomasyonu beraberinde getirdi.
e-Dönüşüm uygulamaları ile muhasebe süreçlerindeki nakit akışı üzerinden girdi ve çıktıların anlık olarak yönetebilme kabiliyeti sayesinde; firmalar gelecek projeksiyonlarını daha net görebilir konuma geldiler. Böylelikle uzun vadeli gerçekçi yatırım ve ticari faaliyet planları yapabilme imkanı doğdu.
Ayrıca sistemin bir güzelliği de; geçmiş düzen ve dönemlere ait fiziki bilgi ve argümanların elektronik ortama transfer edilebilmesi. Firmalar için muhasebe ve finans dökümlerinin bütünlüğü, ihtiyaç halinde kolaylıkla erişilebilmesi büyük önem taşıyor. e-Dönüşüm uygulamalarını kullanmaya başlayan firmalar, geçmiş dönemdeki verilerini de toplu bir şekilde portallarına ekleyebilirler. Tabii ki her bir özel entegratörün bu uygulamalarda farklı yöntemleri olabilir.
e-DÖNÜŞÜM HİZMETİ NASIL ALINIR?
Tebliğler kapsamında mükellef olan ya da e-Dönüşüm uygulamalarını gönüllü olarak kullanmaya başlayan firmalar; GİB'in web sitesinde yayımlanan lisanslı özel entegratörlerden bu hizmeti alabilirler. Ayrıca, yine bu kullanıcılara GİB tarafından ücretsiz olarak GİB portal sunuluyor.
GİB portal üzerinden bulut sistem aracılığı ile manuel fatura düzenleneceği için işlem adedi az olan kullanıcılar kolaylıkla yararlanabiliyor. Ancak GİB portal kullanacak olan firmaların oluşturduğu e-bel-gelerin sadece altı ay saklanacağının bilmesi gerekli. GİB'in getirmiş olduğu zorunluluklardan biri olan 10 yıl saklama koşulu, GİB portal kullanan firmalar için sorun yaratabilir. Çünkü GİB portal kullanıcılarının ilk altı aydan sonra güvenli saklama alanı bulmaları gerekiyor.
Firmalar e-Dönüşüm hizmetleri alırken tercih edebilecekleri iki yöntem mevcut. Örneğin e-Fatura, e-Defter ve diğer uygulamaları kullanacak olan firmaların, bu uygulamalarda yer alan verilerini hangi ortam üzerinde barındıracakları ve saklayacaklarına karar vermesi gerekiyor.
Bu açıdan bulut sistem ve lokal olmak üzere iki yöntem mevcut. Bulut sistemi tercih eden firmalar; özel entegratörlerin sahip olduğu bulut alanda verilerinin saklanmasını ve korunmasını kabul ediyor. Lokal sistemde ise firmalar verilerinin kendi bünyelerinde saklama sorumluluğunu üstleniyor. Ancak, bulut sistemin kolaylığı ve maliyet avantajı gereği bu yöntemi tercih edecek olan firmalar, güvenilir bir özel entegratör tercih ettiklerinden emin olmalılar.
KOBİ’LER NELER YAPMALI?
1 Temmuz itibarıyla pekçok KOBİ e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv uygulamalarını kullanmaya başlaması, bu firmalar uçtan uca muhasebe ve finans süreçlerinin dijitalleşerek otomasyona dönüşmesi anlamına geliyor. KOBİ’lerin dijitalleşmesini ve otomasyon gücünü arttıracak olan e-Dönüşüm uygulamaları, aynı zamanda maliyet avantajları ile KOBİ’lerin ticari faaliyetlerine kaynak oluşturacak. e-Dönüşüm ürünleri için mükellef haline gelerek bu ürünleri zorunlu olarak kullanmaya başlayan firmalar ve gönüllü geçiş yaparak zaman, hız ve maliyet avantajı kazanmak isteyen tüm şirketlerin, e-Dönüşüm hizmetini alırken seçecekleri özel entegatörü dikkatlice seçmelerinde fayda var. KOBİ’ler ve Serbest Meslek Mensupları, e-Dönüşüm mükellefi olunca ilk anda bunun kendilerine getirebileceği maliyeti düşünmüş olabilir. Ancak, manuel süreçleri ortadan kaldırarak zaman ve hız kazandırması, kağıtı ortadan kaldırarak operasyonel verimlilik sağlaması dolayısıyla e-Dönüşüm hayatı kolaylaştıran ve aslında maliyeti de düşüren bir uygulama olduğu unutulmamalı.
E-İRSALİYE KİMLER İÇİN ZORUNLU?
19 Ekim 2019 tarihli ve 30 bin 923 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 509 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde yer alan ve 1 Temmuz 2020 itibariyle birçok işletmeyi lojistik ve taşımacılıkta yepyeni dijital malî uygulamalara katacak olan e-İrsaliye mal sevki durumunda geçerli. Yani, hizmet satışlarında e-İrsaliye kullanılması söz konusu değil.
Genel anlamda bakarsak, enerji, petrokimya, maden, şeker, gübre alanlarında faaliyette olan mükellefler ve 2018 ve sonrası yıl sonu brüt ciroları 25 milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-İrsaliye ürününü zorunlu olarak kullanmaya başladılar diyebiliriz. e-İrsaliye kullanmak için öncelikle e-Fatura uygulamasını kullanıyor olmak şart.
Hatta 1 Temmuz 2020'de ikisine beraber başlanacak olsa dahi e-İrsaliye uygulamasına giriş izni vermek için Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi öncelikle e-Fatura gönderici ve alıcı kutusu var mı ona bakıyor. Onun için de tabii öncelikle mali mühür almış ve GİB portalinde e-Fatura kullanımına başvurmuş olmak gerekiyordu.
Her ne kadar e-İrsaliye uygulamasına dahil olunan ay, yani zorunluluk anlamında 1 Temmuz 2020 öncesi başvuranlar için temmuz ayı bitene dek kağıt irsaliye kesimi mümkün olsa da, temmuzun bitişiyle beraber, 509 nolu tebliğin V.7 ve VIII numaralı bölümlerinde belirtilen istisnai durumlar dışında matbu sevk irsaliyesi düzenlenemeyecek.